PRIVACYVERKLARING  Vrouwenpopkoor Nenoni                

Vrouwenpopkoor Nenoni (KVK nummer 40105052) is gevestigd te  Vaassen.

Deze privacyverklaring is vastgesteld in de bestuursvergadering dd.6 september 2018.

Vrouwenpopkoor Nenoni verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van jouw gegevens serieus. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Vrouwenpopkoor Nenoni.

Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op 6 september 2018. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de Vrouwenpopkoor Nenoni website is geplaatst. Via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van Vrouwenpopkoor Nenoni kun je de laatste versie altijd inzien. We stellen de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag.

 

  1. Wie binnen Vrouwenpopkoor Nenoni is (eind)verantwoordelijk voor gegevensverwerking?

De secretaris en penningmeester van Vrouwenpopkoor Nenoni zijn (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.

Vrouwenpopkoor Nenoni  draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisa­torische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantas­ting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrek­king daarvan.

 

  1. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Vrouwenpopkoor Nenoni verwerkt persoonsgegevens van:

  • Leden

 In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing.

 Vrouwenpopkoor Nenoni verwerkt ook persoonsgegevens van:

  • Dirigent

 

  1. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Leden:

 Wij gebruiken je persoonsgegevens bijvoorbeeld om:

  • contact met je te onderhouden;
  • je te informeren over Vrouwenpopkoor Nenoni
  • te evalueren hoe het met je gaat etc..

Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor het verzenden van nieuwsbrieven om je nog beter van dienst te zijn en je te informeren. We sturen je alleen nieuwsbrieven als je daar zelf toestemming voor geeft.

Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:

  • Uitvoering van een overeenkomst en/of
  • Toestemming van betrokkene

Historische doeleinden: Vrouwenpopkoor Nenoni bewaart gegevens voor historische doeleinden. De gegevens die daarvoor bewaard worden, worden waar mogelijk geanonimiseerd.

Als Vrouwenpopkoor Nenoni persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.

Vrouwenpopkoor Nenoni  maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoelt in de AVG is volgens Vrouwenpopkoor Nenoni geen sprake.

 

  1. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging

Toegang tot bepaalde persoonsgegevens hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden hebben:

  • dirigent van Vrouwenpopkoor Nenoni;
  • bestuursleden en leden van de diverse commissies van Vrouwenpopkoor Nenoni;
  • derden zoals: de controlerend accountant, IT serviceverleners (webhosting),  social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.);

 

  1. Met wie delen wij jouw gegevens?

Vrouwenpopkoor Nenoni verstrekt persoonsgegevens aan:

  • Dienstverleners van Vrouwenpopkoor Nenoni zoals de controlerend accountant, IT-serviceverleners (webhosting), social media (zoals Facebook, Instagram, Twitter etc.) hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens. Een aantal daarvan zijn gevestigd buiten de EU (denk aan Facebook etc.).

Buiten de uitvoering van hetgeen we met je zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:

  • dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
  • dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
  • instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.

De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of
wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

 

  1. Bewaren en vernietigen van de gegevens.

Als aan je persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan contributie) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen jou en Vrouwenpopkoor Nenoni geweest, worden je persoonsgegevens vernietigd.  Vrouwenpopkoor Nenoni dient financiële gegevens  ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan je persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen jou en Vrouwenpopkoor Nenoni worden je persoonsgegevens vernietigd.

Sollicitatiegegevens op betaalde banen binnen Vrouwenpopkoor Nenoni bewaren wij na afloop van de sollicitatie maximaal 4 weken zonder toestemming sollicitant en maximaal 1 jaar met toestemming.

Gegevens die worden gebruikt voor historische doeleinden kunnen tientallen jaren of langer bewaard worden.

 

  1. Jouw recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift.

Jij of je gemachtigde mag Vrouwenpopkoor Nenoni schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als je inzage wilt kun je dat vragen aan Vrouwenpopkoor Nenoni. Vrouwenpopkoor Nenoni geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op je verzoek.

Jij (of je gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Je kunt een afschrift van de door jou gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als jouw identiteit (of die van je gemachtigde) door het bestuur van Vrouwenpopkoor Nenoni onomstotelijk kan worden vastgesteld.

Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.

 

  1. Wat als er toch iets misgaat?

Vrouwenpopkoor Nenoni neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van jouw gegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor jou zou kunnen hebben nemen we ook direct met jou contact op. Mochten we er samen niet uitkomen dan heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Help ons mee – Ondanks alle maatregelen die Vrouwenpopkoor Nenoni heeft genomen om jouw gegevens en jouw privacy te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht jij het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als je ons dit laat weten.

 

  1. Begrippen

In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:

  1. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke pe­r­s­o­on;
  2. gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen;
  3. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn op­ge­no­m­en;
  4. derde: een ieder die niet behoort tot Vrouwenpopkoor Nenoni met uitzondering van de betrokkene.

 

BIJLAGE I: welke gegevens worden vastgelegd door Vrouwenpopkoor Nenoni

Aan de hand van het aanmeldingsformulier beschikt het bestuur van Vrouwenpopkoor Nenoni over de volgende gegevens van de leden:

Achternaam, voornaam, adres, postcode, telefoonnummer (vast en mobiel) en e-mailadres.

E-mail wordt o.a. gebruikt voor het versturen van uitnodigingen voor algemene ledenvergaderingen met de benodigde bijlagen (jaarverslag, financieel verslag en begroting) en nieuwsbrieven.

Bij uitgaande e-mails naar de leden wordt gebruik gemaakt van de BCC-balk.

Telefoonnummers worden gebruikt voor een what’s app-groep (alleen na toestemming van de leden). Korte mededelingen worden gedaan via what’s app (individueel door de secretaris naar leden die niet in de groep zitten).

Adressen worden incidenteel gebruikt voor het versturen van een kaartje bij lief en leed, meerijden, sociale activiteiten.

De penningmeester heeft daarnaast de beschikking over de IBAN nummers van de leden.

Zij beheert spreadsheets met de contributieadministratie en met het financieel overzicht.

De leden betalen bij voorkeur via periodieke overschrijving per kwartaal.

Bovengenoemde bestanden zijn in alle gevallen veilig opgeslagen op een met een wachtwoord beveiligde PC. Van de financiële gegevens wordt 1 per maand een back up in de NAS (externe harde schijf) gemaakt.

De penningmeester heeft daarnaast een papieren dossier (bankafschriften). Deze is opgeborgen in een afgesloten dossierkast.

De secretaris heeft de ledenadministratie, de notulen van de bestuursvergaderingen, het jaarverslag etc. opgeslagen op een met een wachtwoord beveiligde PC (Windows 10 beveiligd met ESET NOD 32 Antivirusscanner). 1x per maand wordt hiervan een back up gemaakt op een USB-stick welke wordt bewaard in een afgesloten kast.   

Tevens beschikt de secretaris over mappen met inschrijfformulieren, documentatie van de jaarvergaderingen en een archief (voor historische doeleinden). Deze worden bewaard in een afgesloten kast.

Gegevens worden niet verstrekt aan derden.